Як перенести або архівувати запис

Запис переносять перетягуванням у календарі й підтверджують новий час; поки не пізно, перенесення можна «Повернути». Скасований запис архівують із причиною: він зникає з календаря, але лишається в «Записах».

Переносять і архівують записи власник, «Повний доступ» і «Менеджер» — будь-які, «Майстер» — свої. Клієнт сам перенести чи скасувати запис не може: він звертається до вас, а ви змінюєте запис у календарі.

Як зробити

Перенести запис

1. Перетягніть запис у календарі на новий час.
2. У вікні «Перенести запис» перевірте «Був час» і «Новий час».
3. Натисніть «Підтвердити перенос».
4. З’явиться «Запис перенесено». Якщо помилились, натисніть «Повернути».

Щоб змінити дату, час чи майстра без перетягування, відкрийте запис → «Ще» → «Редагувати» і натисніть «Зберегти зміни». На телефоні переносять саме так.

Архівувати (скасувати) запис

1. Відкрийте запис → «Ще» → «Архівувати».
2. У вікні «Архівувати запис» оберіть причину: «Скасовано», «Скасував клієнт», «Скасував майстер», «Не прийшов» або «Помилковий запис».
3. Натисніть «Архівувати». «Лишити запис» закриває вікно без змін.

Що відбувається: запис отримує статус «Скасовано» й зникає з календаря, а його час звільняється. У вікні про це сказано так: «Слот звільниться. Запис лишиться в Bookings із обраною причиною.» — тобто в розділі «Записи». Там запис лишається з позначкою «Скасований запис прибрано з календаря — тут він лишається для історії.»

• Повернути архівований запис у календар не можна — створіть новий.
• Якщо запис був оплачений, у «Фінансах» з’являється повернення (див. Оплата в записі й повернення).
• На Basic архівований запис усе одно рахується в ліміт 30 записів місяця.

Повідомлення клієнту й колегам

У вікні «Перенести запис» є перемикач «Надіслати сповіщення». Поки він неактивний і поруч підказка «Надсилати клієнту SMS про новий час можна буде незабаром.», повідомте клієнта про новий час самі — кнопка «Подзвонити клієнту» є в картці запису.

Працівник із власним входом у CRM отримує в дзвіночок «Запис перенесено», «Запис скасовано», «Вам передали запис» чи «Ваш запис передали іншому майстру», коли його запис змінив хтось інший.

Якщо не виходить

«Не можна перенести запис на дату, що вже минула»

Перенести запис можна лише на сьогодні чи на майбутнє. Оберіть іншу дату.

«Конфлікт часу!»

На новий час у майстра вже є запис, перерва чи відсутність. Що робити — у статті Конфлікт часу, перерви, вихідні й відпустки.

Перетягнули запис не туди

Одразу після переносу натисніть «Повернути» в повідомленні «Запис перенесено». Якщо повідомлення вже зникло, перенесіть запис ще раз або змініть час через «Ще» → «Редагувати».

Не бачу скасованого запису

Архівовані записи зникають із календаря. Знайдіть їх у розділі «Записи»: «Фільтри» → статус «Скасовано» (див. Розділ «Записи»).

Клієнт хоче перенести чи скасувати запис сам

Такої можливості в клієнта немає: попросіть його написати чи зателефонувати вам. Для клієнтів є окрема стаття: Як скасувати чи перенести запис до салону.

Схожі статті

• Календар: вигляди, новий запис і зміни
• Статуси запису і статуси оплати
• Конфлікт часу, перерви, вихідні й відпустки в календарі
• Розділ «Записи»: усі візити, фільтри й історія змін
• Оплата в записі й повернення грошей клієнту