Чому непідтверджені записи скасовуються самі

Запис зі статусом «Новий» тримає час лише до межі: типово за 60 хвилин до початку, а якщо записались пізніше — до 20 хвилин після початку. Потім запис стає «Скасовано», а час звільняється. Межі змінюють у CRM: «Робочий простір» → «Правила».

Межі змінюють власник і працівник із «Повним доступом».

Як це працює

• Правило стосується всіх записів зі статусом «Новий» — і з онлайн-запису з ручним підтвердженням, і створених у календарі CRM: новий запис у CRM теж спершу «Новий».
• Якщо запис ніхто не підтвердив, за 60 хвилин до початку він стає «Скасовано», а його час знову вільний для запису.
• Якщо клієнт записався пізніше за цю межу, запис чекає до 20 хвилин після початку візиту.
• Приклад із CRM: візит на 14:00, записаний заздалегідь, скасується о 13:00, якщо його ніхто не підтвердить; візит, записаний о 12:00 на 13:00, — о 13:20.
• В «Активності» запису з’являється «не підтвердили вчасно, скасовано автоматично», автор — «Система».
• Якщо запис був оплачений, у «Фінансах» з’являється повернення.
• Записи зі статусом «Підтверджено», «Заброньовано» чи «Завершено» правило не чіпає.

Працівник із власним входом у CRM отримує в дзвіночок «Запис скасовано автоматично: його не підтвердили вчасно». Клієнт отримує повідомлення про скасування, якщо в налаштуваннях віджета ввімкнено «Повідомлення про скасування».

Як зробити: змінити межі чи вимкнути правило

1. У CRM відкрийте «Робочий простір» → «Правила».
2. У «Вбудовані правила» знайдіть «Таймаут статусу запису».
3. Вкажіть «Хвилин до початку» й «Хвилин після початку» — цілі числа від 0 до 1440. Під полями CRM одразу показує приклад із вашими числами.
4. Натисніть «Зберегти».

Щоб «Нові» записи не скасовувалися самі, вимкніть правило перемикачем «Увімкнено» або поставте обидва числа 0. Якщо 0 лише в одному полі, ця межа переноситься на сам початок візиту.

Найпростіше не доводити до автоскасування: підтверджуйте записи одразу — відкрийте запис і змініть статус на «Підтверджено».

На телефоні

Натисніть «Більше» в нижній панелі → «Робочий простір» → «Правила». Далі все так само.

Якщо не виходить

Запис скасувався, а клієнт прийде

Автоматично скасований запис лишається в календарі, але його час уже вільний. Відкрийте запис і змініть статус на «Підтверджено». Якщо на цей час уже записали когось іншого, CRM не дасть зберегти — оберіть інший час. На Basic повернутий запис рахується в ліміт 30 записів місяця.

«Вкажіть цілі хвилини від 0 до 1440.»

У полі не ціле число або число поза межами. Введіть хвилини цифрами без дробів: від 0 до 1440 (1440 хвилин — це доба).

Не бачу розділу «Правила»

«Правила» відкривають лише власник і працівник із «Повним доступом». Попросіть власника салону змінити межі.

Схожі статті

• Статуси запису і статуси оплати
• Віджет запису: послуги, майстри, поля й підтвердження
• Як клієнт записується онлайн і що бачить
• Сповіщення в дзвіночку: що приходить і як увімкнути звук
• Запит на запис надіслано, але його не підтвердили (для клієнтів)