База клієнтів: як клієнти потрапляють у CRM і як їх шукати

Клієнт з’являється в базі сам після онлайн-запису або коли ви додаєте його вручну. Шукати можна за ім’ям, телефоном чи поштою, а фільтрувати — за статусом і джерелом.

Хто що бачить: власник, «Повний доступ» і «Менеджер» — усю базу; «Майстер» — лише своїх клієнтів, а інших клієнтів салону знаходить за повним номером телефону. У «Переглядача» розділу «Клієнти» немає.

Звідки беруться клієнти

• Онлайн-запис: клієнт з’являється сам із джерелом «Сайт». Якщо в базі вже є клієнт із таким номером, запис прив’язується до нього — байдуже, як записано номер: «+380 50 000 00 00» чи «050 000 00 00».
• Вручну: «Додати клієнта» в розділі «Клієнти» або у формі нового запису в календарі.

Як зробити

Додати клієнта

1. Відкрийте CRM → «Клієнти» і натисніть «Додати клієнта».
2. Заповніть «Імʼя» і «Номер телефону» — вони обов’язкові. Решта — за бажанням: прізвище, пошта, джерело, відповідальний майстер, теги, статус, соцмережі, нотатки.
3. Натисніть «Зберегти».

На телефоні: «Додати» внизу екрана → «Клієнт».

Знайти клієнта

• Пошук у «Клієнтах» шукає за ім’ям, телефоном і поштою; великі й малі літери не важливі.
• «Фільтри»: «Статус» («Активний», «VIP», «Неактивний») і «Джерело» («Сайт», Facebook, Instagram, TikTok, Google, «Рекомендація», «Дзвінок», «Без запису»).
• «Сортувати»: «Останній візит», «Імʼя: А → Я», «Сума витрат», «Дата додавання».
• Вигляди «Картки» і «Список».

«Витрачено», «Візити», «Останній візит» і «Наступний запис» CRM рахує із записів сама. Клієнтів в архіві в списку немає — їх показує перемикач «Архів» (див. Як прибрати клієнта: архів замість видалення).

Один номер — одна картка

Другу картку з тим самим номером створити не можна — і в «Клієнтах», і у формі запису. Номери порівнюються без урахування пробілів і коду країни. Дві картки однієї людини з різними номерами CRM не об’єднує: лишіть одну основною, а другу перемістіть в архів — її записи й оплати збережуться.

Якщо не виходить

«Клієнт із таким номером уже є.»

У базі вже є клієнт із цим номером. У формі нового запису поруч є кнопка «Записати цього клієнта» — оберіть наявну картку. У «Клієнтах» знайдіть цього клієнта за номером: повний номер знаходить і архівних.

«Вкажіть імʼя клієнта.» чи «Вкажіть номер телефону.»

Ім’я й номер телефону обов’язкові. Інші підказки форми: «Перевірте адресу пошти.» — у пошті помилка; «Не більше … тегів.» — забагато тегів; «Виправте позначені поля і збережіть ще раз.» — виправте поля, позначені червоним.

«Клієнтів не знайдено»

«Нічого не збігається з поточним пошуком і фільтрами.» Натисніть «Скинути фільтри» або змініть пошук. Якщо клієнта все одно немає, можливо, він в архіві — увімкніть «Архів» або шукайте за повним номером телефону.

Не бачу клієнта, якого додала колега

Якщо у вас рівень «Майстер», ви бачите лише своїх клієнтів. Іншого клієнта салону знайдете за повним номером телефону: «Клієнт салону — стане вашим після запису».

«Не вдалося завантажити клієнтів.»

Або «Не вдалося оновити список. Показане може бути застарілим.» Перевірте інтернет і натисніть «Спробувати ще раз». Якщо не допомагає, напишіть нам. Пишіть будь-коли — відповідаємо в робочі години.

Схожі статті

• Картка клієнта: записи, історія й нотатки
• Як прибрати клієнта: архів замість видалення
• Як вивантажити базу клієнтів
• Імпорт клієнтів з іншої програми чи таблиці
• Ліди: заявки зі сторінки, дошка й архів
• Рівні доступу працівників у CRM